Los componentes principales de una buena gestión del tiempo son el establecimiento de objetivos, priorizar, gestionar las interrupciones, controlar la procrastinación y el hacer un buen calendario de tareas.
Vamos a ver estos componentes y la función que cumplen en una buena gestión del tiempo.
- Establecimiento de objetivos
Para saber qué tenemos que hacer y en qué orden tenemos que saber a dónde nos dirigimos. Sin unos objetivos claros nuestro tiempo se nos va a ir sin hacer nada de provecho, o tendremos conflictos de prioridades que igualmente malgastarán nuestro tiempo. Sí, establecer los objetivos requiere tiempo y esfuerzo, pero nos va a ahorrar tiempo, esfuerzo y estrés futuros. No escatimemos tiempo estableciendo objetivos claros y concisos.
- Priorizar
No basta con tener una lista de las tareas que tenemos que hacer. Esta lista tiene que ordenarse en función de la importancia o del valor que tienen estas tareas en cuanto a si nos acercan más a nuestros objetivos marcados o no. Cuando no priorizamos normalmente nos encontramos haciendo las tareas más urgentes en vez de las más importantes para nosotros. El tiempo gestiona nuestras vidas más que nosotros gestionamos nuestro tiempo.
- Gestionar las interrupciones
Vale, nos ponemos a trabajar ¿Pero te has fijado qué pasa cuando te interrumpen mientras trabajas? Las interrupciones nos hacen perder mucho tiempo, por ello hay que reducirlas al mínimo posible. Está claro que hay cuestiones que surgen y que pueden necesitar nuestra atención mientras estamos realizando una tarea, pero la mayoría de las veces estas interrupciones no son necesarias ni urgentes. Anticiparse a las posibles interrupciones y saber manejar las mismas nos ayudará a trabajar de manera más eficiente.
- Procrastinación
Palabrejo del inglés que ya hemos incorporado en nuestras vidas. Es el típico “esto lo dejo para luego”. Pero cuando una cosa la dejamos muchas veces para luego, no se hace nunca, y si son varias cosas las que vamos dejando para luego se nos va apilando la lista de tareas que no nos apetecen hasta hacerse infumable. Lo primero que tenemos que hacer es darnos cuenta de que en efecto procrastinamos y lo segundo es darle una pensada a las razones por las cuales procrastinamos. ¿por qué estamos dejando para luego esa misma tarea continuamente? La procrastinación es un hábito, y como tal hay que deshacerlo de manera consciente y me temo que con esfuerzo, pero siempre podemos premiarnos por haber realizado esas tareas que veníamos dejando y recordarnos vivamente las consecuencias negativas que tiene para nosotros que esas tareas aburridas no se lleven a cabo.
- Crear un calendario
Llega el momento de programas nuestras tareas en el tiempo. Sabiendo lo que tenemos que hacer y cuáles son las prioridades, es decir habiendo hecho la planificación, ahora nos toca la programación, qué tengo que hacer y cuándo lo tengo que hacer. Créeme, este paso nos libra de un importante estrés en el futuro y no es tan sencillo ya que hay que tener en cuenta todos los factores anteriores, interrupciones incluidas, para dejar tiempo suficiente para contingencias, circunstancias inesperadas, etc. Para este punto serán de ayuda las herramientas que vamos a ir tratando en sucesivos artículos en esta serie de gestión del tiempo.
En definitiva, si queremos tener un par de horas al día para nosotros mismos, o si queremos tener una vida más relajada en la que el estrés se reduzca al mínimo, tenemos que planificar y gestionar nuestro tiempo. Para esto es fundamental simplificar nuestros objetivos y establecer prioridades, para poder planificar una agenda o calendario que refleje nuestros objetivos y prioridades personales y profesionales.
Estad atentos a los próximos artículos porque os van a ayudar a centraros y a ser efectivos, de manera que estaréis más cerca de conseguir vuestros sueños y ambiciones.